投資集團會議管理辦法
投資集團會議管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為規(guī)范某省某投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)的會議安排,完善集團公司決策程序,提高集團公司各種會議的質量和效率,根據(jù)集團公司章 程有關規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所述的集團公司會議包括:年度工作會議、總經(jīng)理辦公會、司務會議、各種專題業(yè)務會議、部務會議等;集團董事會會議、監(jiān)事會會議、黨委會會議的管理辦法另行制定。
第三條 綜合事務部負責集團公司會議的安排工作,集團公司其他部門根據(jù)會議的類別或內容負責或參與有關會議的準備工作。
第四條 集團公司會議遵循安排規(guī)范有序、內容緊湊精簡、決定事項跟蹤落實等原則。
第二章 會議計劃與預算
第五條 集團公司綜合事務部應在每年十二月中旬,將各部門提交的下年度各類型會議的計劃進行匯總,制定集團公司年度會議計劃,報集團公司辦公會議通過后執(zhí)行。
第六條 集團公司年度工作會議、各種專題業(yè)務會議需要支出費用的,有關會議費用支出納入集團公司本部預算,集團公司會議費用預算由綜合事務部負責編制,交預算財務部合并到集團公司本部預算。綜合事務部負責會議費用的支出。
第三章 年度工作會議
第七條 年度工作會議是集團公司總結上一年度工作情況和部署本年度工作計劃的會議。集團公司年度工作會議原則上在每年度第一季度舉行,工作會議議題、具體舉行時間等事項由集團公司領導班子研究決定。
第八條 在每年一月十五日前,綜合事務部應擬定工作會議的預案,填好《會議預案表》,會議預案經(jīng)分管領導審閱后,應提交集團公司總經(jīng)理辦公會議討論,由辦公會議研究決定年度工作會議議題和舉行時間。
第九條 綜合事務部負責集團公司年度工作會議的具體組織工作,總經(jīng)理工作報告由綜合事務部負責起草;黨建和廉政建設方面的材料由黨群工作部負責起草;集團公司各部門與所屬企業(yè)應配合做好有關材料準備、會務安排等工作。會議錄像、拍照及宣傳工作由黨群工作部負責。
第十條 集團公司年度工作會議結束后兩周內,綜合事務部應將會議簽到表、有關會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。需要印發(fā)的領導講話或其它會議材料,按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第四章 總經(jīng)理辦公會議
第十一條 總經(jīng)理辦公會議是集團公司研究處理生產經(jīng)營重大問題的會議,總經(jīng)理辦公會議議題的范圍包括:提交董事會審議的議案;組織實施董事會決議;董事會授權范圍內的有關集團公司生產經(jīng)營管理的重大事項決策;提交監(jiān)事會的報告;集團公司制定的各種規(guī)章 制度;涉及集團公司員工切身利益的重大問題等。
第十二條 總經(jīng)理辦公會議分為例會和臨時會議。例會原則上在每周一上午舉行。臨時會議由總經(jīng)理提議隨時召開。
第十三條 總經(jīng)理辦公會議議題由總經(jīng)理審定。各部門需提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題,由有關部門填報《總經(jīng)理辦公會議題呈批表》,經(jīng)集團公司分管領導和總經(jīng)理審批同意后,方可列入會議議題?？偨?jīng)理批示在辦公會議討論決定的事項,可直接列入會議議題。
第十四條 總經(jīng)理辦公會議議題由綜合事務部負責收集匯總。各部門應及時將集團公司領導同意列入總經(jīng)理辦公會議討論的議題送綜合事務部匯總。綜合事務部應在每周四下班前將收集的需由總經(jīng)理辦公會討論的議題列出清單,向總經(jīng)理報告,由總經(jīng)理確定下一次辦公會議召開的時間和討論的議題。
第十五條 總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領導班子成員、各部門主要負責人、董事會秘書以及由總經(jīng)理根據(jù)議題指定的其他人員。綜合事務部秘書列席會議并負責會議記錄。根據(jù)議題的內容,各部門可提議增加部門列席人員,具體名單在議題審批時一并確定。
第十六條 總經(jīng)理辦公會議組織工作由綜合事務部負責,各部門提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題由相關部門負責人匯報。辦公會議材料由議題主辦部門負責準備。經(jīng)總經(jīng)理批準列入辦公會議討論的問題,主辦部門應形成書面材料于會議召開前半天送綜合事務部,再由綜合事務部提前將材料給與會人員。
第十七條 總經(jīng)理辦公會議所討論的重大事項,必須進行科學、審慎的可行性研究、論證,經(jīng)辦公會議集體充分討論后,由總經(jīng)理作出決定。
第十八條 總經(jīng)理辦公會議紀要草擬和呈批,以及會議材料的管理由綜合事務部負責。綜合事務部秘書應于會后三個工作日內擬出會議紀要或整理出會議決定事項,經(jīng)綜合事務部主要負責人審核后報會議主持人簽發(fā)。
第十九條 辦公會議會議紀要發(fā)出后,會議記錄及有關材料送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領導班子成員、各部門、董事會秘書以及辦公會議決定事項涉及的所屬企業(yè)。
第二十條 總經(jīng)理辦公會決定事項的督辦工作由綜合事務部負責。對決定事項中需由有關部門或所屬企業(yè)辦理的事項,綜合事務部根據(jù)情況可口頭通知,或在會議紀要中明確主辦部門、協(xié)辦部門、辦結時間及要求等。對會議紀要發(fā)出后,綜合事務部應定期跟蹤督辦,并對公會議決定事項辦理情況進行匯總。有關部門或所屬企業(yè)應按要求提供辦理情況。
第二十一條 承辦總經(jīng)理辦公會決定事項的部門、所屬企業(yè)及其子企業(yè),應按照會議紀要的要求認真辦理,并按照規(guī)定時間報送辦理結果。在規(guī)定期限內未能辦結的,應說明理由并提出加快辦理的措施。
第二十二條 在總經(jīng)理辦公會議決定事項推進過程中,若主辦部門、協(xié)辦部門、有關所屬企業(yè)發(fā)現(xiàn)需由集團公司領導進一步明確或協(xié)調的問題,主辦部門應及時向總經(jīng)理、分管領導報告。經(jīng)集團公司領導同意作出的變動事項,主辦部門應及時通知綜合事務部。
第五章 司務會議
第二十三條 司務會議是集團公司各部門匯報上月工作情況、當月工作計劃,并由領導班子對各部門當月工作進行布置的會議。集團公司領導班子成員認為需要向其他成員通報的事項,各部門負責人認為應該向集團領導匯報或需要向其他部門通報的事項,或者涉及集團公司日常行政事務安排的事項可作為司務會議的議題。
第二十四條 司務會議原則上在每月第一周的星期一上午舉行。司務會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領導班子成員、各部門領導、董事會秘書及會議主持人指定的其他人員。綜合事務部秘書列席會議并負責會議記錄。
第二十五條 司務會議組織工作由綜合事務部負責,各部門應在司務會召開前一周的星期四下班前,將本部門經(jīng)分管領導審閱后的上月工作總結、當月工作計劃及各部門認為需要提交的其他材料,交綜合事務部,由綜合事務部提前將材料給與會人員。
第二十六條 各部門上月工作總結和當月工作計劃由部門主要負責人匯報,部門其他領導可以補充說明。各部門完成匯報后,由集團經(jīng)營班子對有關工作安排進行審議,經(jīng)
會議主持人最后確認后執(zhí)行。
第二十七條 司務會議紀要的草擬和呈批,以及各部門工作總結、計劃等材料的保管由綜合事務部負責。綜合事務部秘書應于會后三個工作日內擬出會議紀要,經(jīng)綜合事務部主要負責人審核后報會議主持人簽發(fā)。
會議紀要應送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領導班子成員、各部門、董事會秘書。各部門應及時完成司務會議確定的計劃事項。
第六章 專題業(yè)務會議
第二十八條 專題業(yè)務會議是集團公司組織的研究集團系統(tǒng)內各類專項工作的會議,或由集團公司承辦的集團系統(tǒng)以外單位參加的研究重大專題事項的會議。集團系統(tǒng)內的專題業(yè)務會議主要包括:
(一)各部門定期舉行的歸口管理事務的總結會議,包括但不限于:經(jīng)營分析會、黨建工作會議、工會工作會議、安全生產工作會議、法律事務工作會議等;
(二)根據(jù)上級部門統(tǒng)一要求集團公司舉行的各類專題會議;
(三)集團公司研究決定召開的大型會議。
第二十九條 集團公司各部門組織的歸口管理事務總結會議,有關部門應在會議召開前三十天,擬定書面的專題業(yè)務會議預案,填好《會議預案表》,會議預案經(jīng)分管領導審閱后,呈集團公司總經(jīng)理批準。集團公司總經(jīng)理批準專題業(yè)務會議預案后,有關部門負責該專題業(yè)務會議的組織工作,綜合事務部配合做好后勤保障工作,黨群工作部負責會議錄像、拍照及宣傳工作。
其他專題業(yè)務會議,由集團公司總經(jīng)理指定部門填寫《會議預案表》,參照上款規(guī)定制定專題業(yè)務會議預案,并負責會議的組織工作,綜合事務部配合做好后勤保障工作。對于臨時決定召開的專題業(yè)務會議,主辦部門可在會議召開后,補充填寫《會議預案表》和制定會議預案。
第三十條 專題業(yè)務會議的記錄工作由會議主辦部門負責。主辦部門應在會議結束后兩周內,將經(jīng)集團公司有關領導審閱后的《會議情況報告》、會議簽到表、其他會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。
需要印發(fā)的專題業(yè)務會議領導講話或其它會議材料,由會議主辦部門按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第七章 附則
